任務自動化管理系統 - TMS Pro 任務管理平台

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產品介紹

Aiello 任務管理系統（TMS Pro）將客戶或內部需求自動轉為標準化任務，支援跨部門派工、進度追蹤與逾時提醒，可依需求評估串接企業系統，降低人工交接錯誤、提升任務完成效率與服務品質。

系統於旅宿業已有成熟導入案例，包括台南晶英酒店等國際品牌，協助飯店整合房務、送物、維修等客房服務任務，並可串接PMS系統，實測減少內部訊息與通話量達 56%，服務需求自動化達 90%。核心派工、追蹤與提醒機制不限產業別，同樣適用於各產業的內部任務協作與跨部門派工需求。

特色說明

標準化任務建立

- 任務模板管理：依照工作或任務類型，建立標準化任務模板，以飯店為例：送物、維修保養、客訴等，以醫療診所為例：報修、會診、個案登記、長照申請等。
- 結構化資訊蒐集：透過預設欄位記錄所需資訊，減少資訊遺漏，利於後續統計與分析，並可公司企業內部所需客製化自訂。
- 多元任務入口：任務可由員工手動建立，也可由其他串接的系統自動建立，例如：AI 電話客服。

智慧派工與跨部門協作

- 自動分派任務：根據任務類型、負責團隊部門或服務規則，將工作派送至正確的執行單位或人員。
- 跨部門協作：跨部門、人員共同作業，降低口頭交接與紙本紀錄造成的錯誤。
- 責任歸屬清楚：每筆任務皆記錄建立人、負責部門、執行人員及處理狀態，方便管理者掌握任務流向。
- 任務轉派與留言標記：如需要其他部門或人員支援時，可將任務轉派至適合的人員或單位，或是於該任務中標記特定部門或人員，尋求幫助、建議或交接。

即時進度與逾時管理

- 任務狀態追蹤：清楚呈現準備中、處理中、已完成、取消或異常等任務狀態。
- 處理時間紀錄：自動記錄任務建立、開始處理及完成時間，協助分析各流程所需時間。
- 逾時提醒：當任務超過預設處理時間仍未完成時，可發出提醒，降低人員等待過久或需求遭到遺漏的風險。
- 優先任務管理：可依照需求的急迫程度設定優先順序，提醒員工先處理緊急或高重要性的任務。

AI 與企業系統整合

- 串接企業內部既有系統：透過串接內部常用的系統，來達到工作流程自動化，以飯店業為例，即可串接 PMS 讓掃房工作派發自動化。
- 串接 AI Agent 客服系統：任務管理系統可串接智慧電話客服、AI 機器人等顧客服務面向的系統或工具，整合來自多管道的顧客需求，並自動建立、派發任務。

營運數據與管理分析

- 數據儀表板與任務分析：統計不同時段、任務類型及需求來源的數量，從中了解營運流程斷點或是商業洞悉。
- 執行效率分析：追蹤平均處理時間、平均完成時間、完成率、逾時率及取消率，掌握各部門的服務效率。
- 人力與資源配置：根據任務尖峰時段與部門工作量，調整人力安排及服務標準，提升整體營運效能。
- 服務品質追蹤：透過完整的任務歷程與執行紀錄，建立可追蹤、可量化、可持續優化的服務管理機制。

成功應用案例

共 1 則案例

根據台南晶英酒店案例，導入 TMS Pro 後，透過數位化任務管理有效提升整體營運效率。系統將工作流程細分為 6 項標準任務，並透過打掃與查房雙重確認機制進行控管，使任務執行率提升至 99% 以上，整體異常率降至 1% 以下。同時，TMS Pro 取代過去仰賴電話與 LINE 群組的零散溝通方式，員工可透過一覽式頁面即時掌握房況與任務進度，將原本約 5 至 10 分鐘的來回確認時間縮短至約 30 秒，溝通時間減少超過 80%。在管理決策層面，系統提供即時數據儀表板與報表匯出功能，管理者可隨時監控現場進度，並於約 2 分鐘內完成特定區間的工作報表，進一步優化排班與人力配置。整體而言，TMS Pro 將原本高度依賴人為溝通的作業流程轉為數據驅動管理，讓現場資訊更透明、溝通更即時，也使品質控管與營運決策更加有效率。

閱讀完整案例

任務執行率逾 99%、溝通時間減少 80%、2 分鐘完成報表