Asana / monday.com 專案管理工具該怎麼挑? 五大要點,選對工具

Asana / monday.com 專案管理工具該怎麼挑?

 

什麼是專案管理工具?


專案管理工具為協助組織管理專案的應用程式。一般為軟體,幫助專案團隊分配工作與管理進度,還能讓成員們更清楚自身在專案中的價值,進而提升達成率。且根據不同的設計與定位,專案管理工具可分別針對人力、時間、費用、檔案、資源等進行管理。

 

但企業為何需要使用專案管理工具?隨著工作型態的改變、如彈性工時、混和辦公等,讓許多企業在管理與溝通上面臨巨大的挑戰。而企業就可藉由專案管理工具,解決管理問題並提升效率。此外,還可享有以下優勢:

  • 提高工作成果與品質

  • 提升成員工作體驗

  • 簡化跨部門協作成本

  • 集中管理、即時掌握進度

 

專案管理工具必備功能大解析

 

雖然專案管理工具是實現專案的必備利器,但若選用的工具功能不符合專案需求,可能會使進度延誤,或無法派上用場。以下就詳細解析能夠提升專案效率的必備功能,幫助你找到合適的工具,讓專案執行事半功倍。

 

基礎功能

說明

任務管理

可滿足團隊創建、分配任務與追蹤進度等管理需求

團隊協作

提供集中平台,支持多人同時協作,以節省執行的時間成本

日曆功能

如時間表等可追蹤時間的功能,以即時檢視專案的安排與進度

文檔管理與共編共享

協助資料管理,且能依照權限讓成員編輯與存取,使專案減少阻礙

統計報告

能定期追蹤績效與進度,並自動產生統計報告,減少製作報表的時間

 

除了上述基礎功能外,建議也可選擇具有以下進階功能的專案管理工具。幫助你從全方位掌控專案的進行,使專案能更有節奏的推進。

 

進階管理

說明

甘特圖

使用水平長條圖,幫助用戶更直覺的掌握專案的排成與執行進度

資源管理

能協助專案人員、預算、場地等企業資源的分配

自動化與集成

可使辦公流程自動化,有效減少執行重複性任務的時間

敏捷開發

可建立較有效率的方法,幫助團隊管理與控制專案進度與品質

客戶關係經營

能有效維護客戶關係管理,以提升用戶體驗,創造更穩定的獲客循環

 

如何挑選專案管理工具?五大要點別錯過


善用專案管理工具,可以有效實踐專案管理。但專案管理工具的挑選,需要從多個面向進行考量。除了參考上述功能外,建議可參考以下 5 個挑選要點,就能輕鬆挑對適合的工具,讓專案完美執行。

 

  1. 團隊需求

面對不同專案,其團隊人數、所需資源、任務管理與分配的情況都有所差異。因此,專案負責人應仔細釐清團隊需求,才能找到適合的工具。

  1. 工具功能與特性

除了選擇上段提到的功能外,也需要考量所選工具的功能與特性,是否符合專案需求。建議可與專家顧問進行商討,才能避免工具無法派上用場。

  1. 可用性與易用性

功能越多就越好嗎?在挑選工具時需嚴格審視工具是否容易使用,以及有無提供培訓與支援服務。若功能繁複且需要一定的操作門檻,可能會使專案進度延宕。

  1. 數據安全與隱私

為了預防專案資訊外洩,或是數據遭濫用。應選擇具有加密儲存、加密傳輸等功能的專案管理工具。此外,也需注意用戶權限與數據所有權,才能擁有更好的用戶體驗與安全品質。

  1. 性價比

專案工具的費用過高,將會超出專案執行的成本。因此應視專案需求,謹慎評估所選用工具的規模、使用者數量、軟體更新頻率與定價等。另外也需注意是否提供免費試用,才能找到更為適合的專案管理工具。

 

Asana / monday.com  2 款專案管理工具推薦!執行效率更加倍

最後,就讓本篇統整上述選購重點,為你推薦2款具有強大協作功能的專案管理工具,可依造您的團隊或專案規模選擇,讓企業或團隊能化簡為繁地完成專案與跨團隊協作。

  • Asana

團隊、專案規模較小,找不到性價比高的管理工具嗎?Asana 不僅操作簡單好上手,還具有多元工作圖表,能有效管理專案進度與資源,輕鬆搞定多種報表。此外,也能滿足回顧成果、工作負荷管理、組建產品藍圖、快速追蹤等較為精細的管理需求。

  • monday.com

若團隊或專案規模較大,那麼可選擇monday.com 管理工具。完善的功能設計,可支撐大規模的專案管理需求。且其功能較為靈活,能夠為你量身打造所需的微調功能,讓專案負責人更有效率的掌握進度。再加上內建包含 Marketing & Sales、CRM、HR、Dev 等模板與管理工具,幫助你有系統性地完成專案,解決跨部門的管理問題。

 

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