什麼是專案管理工具？

專案管理工具為協助組織管理專案的應用程式。一般為軟體，幫助專案團隊分配工作與管理進度，還能讓成員們更清楚自身在專案中的價值，進而提升達成率。且根據不同的設計與定位，專案管理工具可分別針對人力、時間、費用、檔案、資源等進行管理。

但企業為何需要使用專案管理工具？隨著工作型態的改變、如彈性工時、混和辦公等，讓許多企業在管理與溝通上面臨巨大的挑戰。而企業就可藉由專案管理工具，解決管理問題並提升效率。此外，還可享有以下優勢：

• 提高工作成果與品質

• 提升成員工作體驗

• 簡化跨部門協作成本

• 集中管理、即時掌握進度

專案管理工具必備功能大解析

雖然專案管理工具是實現專案的必備利器，但若選用的工具功能不符合專案需求，可能會使進度延誤，或無法派上用場。以下就詳細解析能夠提升專案效率的必備功能，幫助你找到合適的工具，讓專案執行事半功倍。

除了上述基礎功能外，建議也可選擇具有以下進階功能的專案管理工具。幫助你從全方位掌控專案的進行，使專案能更有節奏的推進。

如何挑選專案管理工具？五大要點別錯過

善用專案管理工具，可以有效實踐專案管理。但專案管理工具的挑選，需要從多個面向進行考量。除了參考上述功能外，建議可參考以下 5 個挑選要點，就能輕鬆挑對適合的工具，讓專案完美執行。

1. 團隊需求

面對不同專案，其團隊人數、所需資源、任務管理與分配的情況都有所差異。因此，專案負責人應仔細釐清團隊需求，才能找到適合的工具。

2. 工具功能與特性

除了選擇上段提到的功能外，也需要考量所選工具的功能與特性，是否符合專案需求。建議可與專家顧問進行商討，才能避免工具無法派上用場。

3. 可用性與易用性

功能越多就越好嗎？在挑選工具時需嚴格審視工具是否容易使用，以及有無提供培訓與支援服務。若功能繁複且需要一定的操作門檻，可能會使專案進度延宕。

4. 數據安全與隱私

為了預防專案資訊外洩，或是數據遭濫用。應選擇具有加密儲存、加密傳輸等功能的專案管理工具。此外，也需注意用戶權限與數據所有權，才能擁有更好的用戶體驗與安全品質。

5. 性價比

專案工具的費用過高，將會超出專案執行的成本。因此應視專案需求，謹慎評估所選用工具的規模、使用者數量、軟體更新頻率與定價等。另外也需注意是否提供免費試用，才能找到更為適合的專案管理工具。

Asana / monday.com  2 款專案管理工具推薦！執行效率更加倍

最後，就讓本篇統整上述選購重點，為你推薦2款具有強大協作功能的專案管理工具，可依造您的團隊或專案規模選擇，讓企業或團隊能化簡為繁地完成專案與跨團隊協作。

• Asana

團隊、專案規模較小，找不到性價比高的管理工具嗎？Asana 不僅操作簡單好上手，還具有多元工作圖表，能有效管理專案進度與資源，輕鬆搞定多種報表。此外，也能滿足回顧成果、工作負荷管理、組建產品藍圖、快速追蹤等較為精細的管理需求。

• monday.com

若團隊或專案規模較大，那麼可選擇monday.com 管理工具。完善的功能設計，可支撐大規模的專案管理需求。且其功能較為靈活，能夠為你量身打造所需的微調功能，讓專案負責人更有效率的掌握進度。再加上內建包含 Marketing & Sales、CRM、HR、Dev 等模板與管理工具，幫助你有系統性地完成專案，解決跨部門的管理問題。

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