生生用平板專案（二）：專案計畫啟動，教育局處和學校第一年面對的採購與導入挑戰
文／MetaAge 邁達特 資深產品架構師 陳冠廷 KT.Chen
為什麼讀這篇文章？
承襲上文，教育部規劃生生用平板計畫共200億預算給學校，更棒的是，相較於早期政策投資大多聚焦在硬體設備，軟體與數位內容的佔比拉高了許多（佔56億）。在今年上半年生生用平板的「平板設備」陸續發到各校後，教育局處與學校面對的是新一輪挑戰 －校園數位轉型的趨勢之下，面對共1400多項的軟體與數位內容採購清單，如何採購與導入已成各大校園當前的主要困境。
前言
像是這種生生用平板計畫的大型政策投資要落實，面對防弊規範嚴謹的政府採購法，重重條件的限制也就造就成本過高的包袱，而在數位轉型趨勢下的組織若資訊技術人力又相對不足，光是在採購階段就已經相當辛苦，更別說還有後續的導入階段。而此次生生用平板計畫的執行，就確實面對如此挑戰。
本文重點摘要：
政府採購，基礎設施先行
過去多年來，在學校資訊融入教學這條漫漫長路上，從幾次的擴大內需、前瞻基礎建設計畫到今年的生生用平板計畫，確實已累積投入相當多的資源。從最早期的電腦、投影機、網路，到後來的電子書包、無線基地台，以及近期的行動學習、充電車、觸控大屏、網路頻寬大幅提升、班班有網路等，過去的採購大多是先把硬體與網路的基礎建設完備。
生生用平板計畫硬體採購 ©教育部
硬體的採購相對是單純的，設備的規格清晰、廠牌不多、價格相對透明，在這些前提下，採購法的模式也都行之有年，大家按表操課。但即使是如此，2022年上半年生生用平板計畫中為了採購這61萬台平板電腦（都市每六生配置一台，偏鄉每生一台），且希望九月新學期開學前配發給學校，要調查需求、統計數量、確認規格、優惠評估、廠商評審、設備派發、財產編列…等，第一線的教育局處、學校與廠商真的也是辛苦、人仰馬翻。
硬體採購剛結束，教學軟體與數位內容採購緊接上場
軟體工具是數位轉型推動上相當關鍵的環節，透過軟體的支援，使用者能善用數位工具去有效提升效率、效能，而教育部也同樣理解這關鍵，因此在生生用平板案中，每年編列了14億投資在教學軟體與數位內容的採購上。
由於大家都希望能夠買到優質且是教學上需要的軟體與數位內容，教育部在此次的採購上導入了審查機制，兩階段共公告了167家原廠、1400多項產品（生生用平板軟體與數位內容採購清單 - 第二次選購名單）；另外教育部也建立了一個網站，讓學校老師能夠在網站上搜尋到各類產品的介紹、規格、分類、廠牌、聯繫窗口…等資訊（教育部校園數位內容與教學軟體網站）。
然而對於終端用戶來說，進入這樣的網站，雖然有很多搜尋與篩選的功能，面對茫茫產品海清單（1400多項產品），要能夠一項項去了解、掌握每個產品的差異與價值，無疑是件相當大的工程，而對於本來身上就扛有很多事務的學校老師，例如校長、教務主任、總務主任乃至於資訊組長來說，確實會增加不少工作負擔。
回到採購形態上，由於教育部是將教學軟體與數位內容採購的經費撥付到各縣市教育局處，讓各縣市自行決定採購模式與內容，因此就今年生生用平板計畫第一年的推動狀況觀察，每個縣市教育局處對軟體的採購方法都不太一樣。一般來說教育局處仍是會針對學校需求做一輪普查，然後根據普查狀況來決定是如何進行採購，2022年各縣市狀況大略分為以下三種：
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統一購置：所有經費由教育局處負責採購，針對較多學校選擇的產品前幾名，經過專家學者背書後進行採購，通常案子規模較大，這類縣市有：桃園市、新竹市等。
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各校採購：因各校需求不一，選擇將所有經費撥付給學校，讓學校的老師們自行選擇產品、自行採購，這類案子由每校自行決定、較為零碎，這類縣市有：台中市、台北市等。
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混合型採購：教育局處針對共同需求保留統一購置的經費，然後提供比例經費讓學校自行選購，或是透過分區分項，讓學校能選擇更多產品，這類縣市有：高雄市、新北市等。
政府機關採購的辛苦與困難?
在生生用平板計畫學校的採購流程中，我們可以分為以下幾個階段，每個階段都有每個階段的辛苦，而相較於硬體、軟體的多元性也增加了採購的複雜度：
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統購與各校採購：對各縣市來說，第一步最辛苦，教育局處統購的好處在於行政作業相對單純，由教育局處負責即可，但非常不易兼顧多元的教學需求，一個縣市可能全部買個四到十項產品，一定會有學校的老師覺得不是他想要的；若將經費分配下去給學校自行採購，多元需求是兼顧了，但學校的經費較小、缺乏以價制量的能力，能買的產品就變少，而且也增加學校採購的行政作業負擔。
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產品方案選擇：如同前段所述，在超過一千四百個產品中，要找到適合的產品確實不容易，如同本文第一張圖所示，在過去邁達特所舉辦的生生用平板教育研討會中，針對線上幾百個老師做調查，其中58%超過半數的老師都認為，在這麼多產品中要找到適合的產品是最大的挑戰。
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原廠價格討論：不論是教育局處或學校，好不容易決定要聚焦採購產品了，需要開始跟廠商議價時，卻發現每個原廠的授權模式都不盡相同，有些是全校授權、有些是以學生人數授權、有些是以設備數量授權、有些則是以班級數量授權，讓人眼花瞭亂。而縣市層級學校數多、使用人數多，就需要廣泛地去做學校的相關數量調查，以確認需要採購的數量以取得原廠報價；學校層級採購雖相對單純，但因為經費少，能買到的產品數量就相對有限。
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採購流程確認：政府部門的採購大略有三種狀況，分別是「公開招標」、「共同供應契約」與「十萬元以內採購」，「公開招標」有行政作業的工作、但較能買到整合度較高的方案；「共同供應契約」最方便、速度最快，但不是所有產品都有在共同供應契約上面；「十萬元以內採購」要會計單位核可，但也常常有些產品一不小心就超過十萬。
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方案產品驗收：等到採購也順利完成後，好幾個原廠要安排不同時段的驗收，然後根據不同原廠的產品特性，可能也會有不同的授權證明與驗收模式要確認，今年由於時間緊迫，年底前要將經費核銷，造成學校相當大的壓力。
綜觀以上流程，每一階段對教育局處或學校來說，都延伸出了很多的工作要做；對縣市教育局層級來說，基本上就是各地的縣市網路中心、或是今年生生用平板計畫內所編列的各縣市數位學習推動辦公室人力來支援；對學校來說，則是校長、校務主任、總務主任與資訊組長會參與。而在這個越來越尊重教學第一線的時代，要取得中間的平衡點，著實不太容易。
雲端訂閱的時代，買「服務」比買「產品」更有價值
上述談的大多還落在「採購階段」，光是「採購階段」就已經是困難重重，教育局處與學校的人力有限，真的非常辛苦，更別說之後還有「導入階段」，又是另一階段的困難。
在METAMatch 舉辦的教育研討會中，曾做過另一項調查，問到「在教學軟體與數位內容的導入中，最具挑戰的事情是？」，整個回應如下圖所述，最多人回饋的是「都是資訊組長的事」，然後還提到「老師要願意用」、「網路不穩定」、「不知如何融入課程」、「平板一直壞」…等等各類第一線老師運用數位工具時的困難與心聲。
其實不僅僅是學校，如同企業一般，一個組織在面對數位轉型趨勢下，高層都能理解導入數位化可能帶來的價值，但面對現有的資訊人力的稀缺、經費資源有限、產品數量持續增加、時間有限、現有習慣難以轉變等條件下，數位轉型的挑戰一重多過一重。
教學軟體與數位內容導入最困難的點？
也因此，雲端、訂閱制的模式，某種程度是一種「買服務」的概念，如何透過外部的資源來協助組織進行數位工具的導入，而不是都靠自身的人力、經費等有限資源來處理，皆是現階段全球企業或組織都積極擁抱的一種模式，而這樣的策略該如何運用在生生用平板計畫中呢？我們將在後續專欄一一為您展開。
教育部生生用平板計畫從硬體設備、軟體內容到大數據，涵蓋三大重要面向投入資源協助學校進行數位轉型，出發點立意良善，但面對計畫經費第一年的運用，不論是縣市教育局處與學校，確實都相當辛苦，必須在有限的人力、經費下，盡量採購到適合學校的軟體或內容方案。也因此，邁達特特別在多年前就開始推動雲市集計畫，希望透過METAMatch雲市集平台，能夠以服務導向、使用者為中心的角度，結合產業各方力量來協助縣市教育局處與學校，發揮生生用平板計畫的意義與價值。
行動呼籲
邁達特推動成立 METAMatch 雲市集計畫，以搭建平臺、發展生態系為出發點，協助供需雙方進行深度媒合與互動。以使用者為中心的角度出發，以雲端技術為基礎手段，聯合產業界共同打造縣市教育局處與學校所需的服務模式。可望在所有合作夥伴的努力下，建立更永續、可長遠經營的教育環境。歡迎各合作夥伴、各教育局處和校所與我們聯繫，探討任何可能的合作模式。
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